Odoo yritysohjelmiston hyötyjä pk-yritykselle

 

Odoo, "enemmän kuin perinteinen ERP"?

Odoo nimenä oli aiemmin OpenERP (versio 7 saakka), mutta version 8 tultua markkinoille nimi haluttiin muuttaa, koska uusi tuote sisältää paljon toimintoja joita perinteisissä toiminnanohjausjärjestelmissä (ERP) ei ole aiemmin ollut mukana. Siksi mekin puhumme mieluummin yritysohjelmistosta kuin toiminnanohjausjärjestelmästä.

Odoo’ssa on paljon innovatiivisia ratkaisuja ja yli 10.000 laajennusmoduulin valikoima on ainutlaatuinen. Odoo 8 versiossa tärkeimpinä uusina ominaisuuksina tuli mm. verkkosivujen julkaisutyökalu (CMS) sekä verkkokauppatoiminnot, jotka ovat täysin integroituja Odoo tilaus-toimitusketjuun. Aikaisemmin CMS ja verkkokauppa ovat yleensä olleet erillisiä ohjelmia (esim. WordPress, Magento). Tämä taas on vaatinut integraatioiden tekemistä eri ohjelmistojen välille lisäten kehitys- ja ylläpitokustannuksia.


Seuraavassa on listattu perinteisten ERP järjestelmien ja Odoo eroja

Perinteiset ja Odoo:

  • Asiakkuudenhallinta (CRM)

  • Markkinointi

  • Myynti

  • Kalenteri

  • Projektinhallinta

  • Osto

  • Varastonhallinta

  • Tuotannonohjaus

  • Taloushallinto

  • Henkilöstöhallinto

  • Kassajärjestelmä

  • Kalustonhallinta

  • ym.

Odoo lisäksi:

  • Verkkokauppa (e-Commerce)

  • Nettisivujen julkaisujärjestelmä (CMS)

  • Uutiskirjeiden postitusjärjestelmä

  • Tapahtumienhallinta ja myynti netissä

  • Kyselylomakkeet netissä

  • Esitysten julkaisujärjestelmä

  • Keskustelukanava (Live Chat)

  • Foorumit

  • Kassapäätejärjestelmä (POS)

  • ym.

 

Nopea käyttöönotto

Laajan yritysohjelmiston käyttöönotto kannattaa aina tehdä vaiheittain ja sama pätee myös Odoo kanssa. Aloita tutustumalla ensin muutamaan perustoimintoon (esim. asiakkuudenhallinta ja myynti, projektinhallinta tai henkilöstöhallinto) ja portaittain otetaan käyttöön lisää uusia moduuleita/toimintoja. Näin myös ohjelmiston käyttäjät pääsevät tutustumaan laajaan järjestelmään ja sen käyttöliittymään rauhassa. Aloita yrityksesi tärkeimmistä kehityskohteista!

Odoo on nykyaikainen ja innovatiivinen toiminnanohjausratkaisu nopean käyttöönoton, matalan oppimiskynnyksen ja toimintojen laajuuden ansiosta ja siksi se soveltuukin hyvin pk-yrityksille. Kun perinteisten ERP-järjestelmien käyttöönottoajoissa puhutaan kuukausista tai jopa vuosista, niin Odoo ”starttipaketin” saa käyttövalmiiksi muutamassa viikossa tai jopa päivässä. Muilta osin ohjelmiston käyttöönotto ja käyttäjien koulutus noudattaa samaa kaavaa kuin muillakin toiminnanohjausjärjestelmillä. Varsinkin käyttöönottokoulutuksen määrässä ei kannata pihistellä ensimmäiseksi (ja säästää väärässä paikassa), koska perehdytyksen ja suunnittelun puute virheellisten perusasetusten, käyttöoikeuksien määrittelyn tai tuoterakenteiden luomisessa näkyy pidemmällä aikavälillä. Myös oppimisaika pitkittyy kun kaikki pitää opetella itse. Tässä kannattaakin käyttää asiantuntijaa apuna.

Odoo asennus voidaan tehdä joko asiakkaan omalle palvelimelle tai jos asiakkaalla ei omia palvelimia tai vaadittavaa ylläpito-osaamista/halukkuutta ole, niin toimitamme Odoon ”avaimet käteen” konesalin pilvipalvelimella. Toimittajan kanssa kannattaa läpikäydä eri vaihtoehtojen hyvät ja huonot puolet.


Portaalinäkymä

Portaalinäkymän avulla Odoo käyttöliittymä voidaan avata myös ulkopuolisille ja antaa heille erilaisia oikeuksia tehdä tiettyjä toimenpiteitä suoraan järjestelmään. Portaalilla voidaan esim. asiakkaan ja toimittajan välistä sähköpostiviestintää vähentää, kun asiakas voi itse suoraan hyväksyä tarjouksen kirjautuneena järjestelmään tai tehdä omaan projektiinsa liittyviä muutospyyntöjä suoraan projektinhallintaan ja seurata projektin tilannetta reaaliaikaisesti.


Sovellukset ja moduulit

Odoo’sta löytyy kaikki pk-yrityksen keskeisimmät tiedonhallinnan tarpeet sovelluksina ja moduuleina, ja jokainen toiminto voidaan ottaa käyttöön yksitellen. Odoo sovelluksia ovat mm. markkinointi, asiakkuudenhallinta (CRM), myynti, projektinhallinta, viestintä, henkilöstönhallinta, taloushallinto ja kirjanpito, ostotoiminnot, tuotannonohjaus ja varastonhallinta. Kaikki sovellukset ovat integroituja toisiinsa ja käyttävät taustalla samaa tietokantaa. Näin perustiedot (asiakkaat, tuotteet, hinnat, työntekijät yms.) tarvitsee syöttää järjestelmään vain kertaalleen! Näin säästyy aikaa ja vältytään virheiltä. Jopa sähköisiä markkinointikampanjoita voidaan tehdä suoraan Odoo’ssa ilman ulkopuolisia ohjelmia (vrt. MailChimp). Toki tasapuolisuuden vuoksi on tarkennettava että kaikki Odoo toiminnot eivät ehkä ole yhtä laajoja kuin jotkin erillisohjelmat, mutta pääosin peruskäyttöön täysin riittäviä. Toisaalta esim. henkilöstönhallintamoduuli on puolestaan hyvinkin monipuolinen mm. rekrytointi-, kysely ja kehityskeskustelutoimintoineen.

Odoo’seen on saatavilla satoja hyvin testattuja moduuleita ja tuhansia (7000+) avoimen kehittäjäyhteisön tekemiä lisäosia, joista löytyy kaikkea mahdollista erilaisiin liiketoiminnan tarpeisiin. Osa kehittäjäyhteisön moduuleista on toki maakohtaisia ja vähemmän testattuja, joten niiden käyttöönottamisessa kannattaa käyttää harkintaa. Odoo onkin itseasiassa ohjelmistokehys (”framework”) johon voidaan lisätä ja rakentaa mitä tahansa toiminnallisuutta. Näin se ei ole minkään yhden toimialan toiminnanohjausjärjestelmä. Toki kannattaa aina käyttää mahdollisimman paljon valmiita toimintoja koska uuden kehittäminen maksaa aina, joskin joskus se voi myös tuoda kilpailuetua.


Mobiilituki

Mobiilisovelluksia on tämän blogin kirjoitushetkellä saatavilla Apple (OSX) ja Android käyttöjärjestelmille: Odoo Mobile ja mERP. Molemmat ohjelmat käyttävät suoraan Odoo tietokantaa hyväkseen ja täten näyttävät reaaliajassa kaikki järjestelmään tehdyt muutokset ja moduulien lisäykset jne. Mm. työntekijöiden tuntikirjaukset voi tehdä suoraan mobiilisovelluksella. Itse olen mieltynyt enemmän mERP ohjelmaan, joka ulkoisesti näyttää vähän ”rujommalta” ja teknisemmältä kuin Odoo Mobile, mutta mERP sovelluksessa ei ole ”piilotettu” mitään dataa, ja kaikkea tietoa pääsee muokkaamaan mobiililaitteella.Toiminnanohjausjärjestelmän käyttö mobiililaitteen pienellä näytöllä on mielestäni kuitenkin rajallista, lähinnä tuntikirjausten tekemistä, asiakkaan nimen ja yrityksen lisäämistä tai tietojen katselua ja selaamista. Varsinainen toimintojen hallinta ja perustietojen syöttö on hyvä tehdä isolla näytöllä ja täysikokoisella näppäimistöllä :)


Raportointi

Hyvät raportointiominaisuudet ovat tärkeässä roolissa kaikissa laajoja tietomääriä käsittelevissä ohjelmistoissa ja Odoo’ssa raportointi onkin integroitu osaksi jokaista eri moduulia. Raportointi lisää yritys- ja projektijohdon tiedonhallintaa tuomalla paremman läpinäkyvyyden yrityksen toiminnoista. Odoo'sta löytyykin monipuoliset työkalut tiedon käsittelemiseen monin eri tavoin taulukoina ja graafeina.


Muokattavuus (sovitus)

Odoo’seen on sisäänrakennettu myös hyvin monipuoliset konfigurointimahdollisuudet. Kaikkia näkymiä voidaan muokata asiakkaan haluamiksi ja luoda uusia kenttiä (vaikkapa esim. ”asiakkaan harrastukset”) tai tarvittaessa kehittää jopa oma täysin uusi moduli johonkin erityistarpeeseen. Ennen oman modulikehityksen aloittamista kannattaa kuitenkin tarkistaa mitä Odoo kirjastosta löytyy valmiina. Usein olemassaolevan modulin pienellä muokkaamisella päästäänkin nopeammin lopputuloksiin kuin tyhjästä aloittamalla.

Odoo’ssa on myös innovatiivinen työnkulkujen (work flows) muokkaustoiminto, jolla vaikkapa dokumentin hyväksyntäketju voidaan muokata yrityksen prosessien mukaiseksi, eikä päinvastoin pakoteta yrityksen henkilöitä toimimaan työkaluun sisäänrakennetun toimintalogiikan mukaan (perinteinen malli). Nykyaikaisen yrityksen kannattaakin hakea kilpailuetua myös kehittämällä sisäisiä liiketoimintaprosessejaan ja vasta sitten ottaa käyttöön yrityksen prosesseja tukeva toiminnanohjausjärjestelmä.

Lisäksi innovatiivisuuteen kuuluvaksi voitaisiin katsoa aito modulaarisuus, moniyritystoiminta, oikeasti avoimet rajapinnat, muokattavat raportit ja toimittajariippumattomuus.


Lisenssivapaa

Odoo on avoimen lähdekoodin GPL-lisensoitu ohjelmisto, joten asiakkaalle ei ohjelmiston käytöstä aiheudu lisenssimaksuja. Lisäksi ohjelmakoodin vapaa muokkaaminen ja toimintojen räätälöinti juuri asiakkaan tarpeisiin on täysin mahdollista avoimen lähdekoodin ohjelmistoissa. Kuka ns. suljetun ohjelmiston tarjoaja (yksi toimittaja) suostuu tähän?

Kannattaa myös muistaa että avoimen lähdekoodin ohjelmiston omistaa asiakas eikä toimittaja, joten asiakas ei joudu ”toimittajaloukkuun”, jossa toimittaja sanoo miten asiat hoidetaan, mitä niistä maksetaan ja mitä asiakkaan haluamia muutoksia aiotaan toteuttaa. Asiakas voi myös niin halutessaan vaihtaa toiseen toimittajaan jolla on Odoo osaamista, ellei jostakin syystä ole tyytyväinen nykyiseen.


Miksi siis vielä Odoo’ttaa?

Aloita uusi aikakausi yrityksesi toimintojen digitalisoimiseksi. Ota yhteyttä ja kerromme mielellään lisää Odoo käytöstä. Voit myös aloittaa tutustumisen Odoo käyttöliittymään vaikka heti kirjautumalla demokäyttäjänä ilmaiseen pilvipalveluun verkossa (max. 1 sovellus). Tai ota meihin yhteyttä niin saat ilmaiset demokäyttäjä -tunnukset!