Odoo yritysohjelmiston hyötyjä pk-yritykselle

 

Odoo, "enemmän kuin perinteinen ERP"?

Otsikko vaatii hieman perusteluita. Odoo nimi oli aikoinaan OpenERP (versioon 7 saakka), mutta versiosta 8 eteenpäin nimi vaihdettiin Odoo'ksi, koska uusi tuote sisälsi uusia toimintoja, joita perinteisissä toiminnanohjausjärjestelmissä (ERP) ei aiemmin ole ollut. Siksi puhummekin yritysohjelmistosta eikä toiminnanohjausjärjestelmästä, vaikka nämä enemmän tai vähemmän ovatkin synonyymeja. 

Tärkeimpinä uusina toimintoina mukaan tuli verkkosivutyökalu (CMS), blogit ja keskustelupalsta sekä verkkokauppa (eCOM), jotka ovat nyt täysin integroituja Odoo tilaus-toimitusketjuun. Aiemmin verkkosivut ja verkkokauppa ovat olleet erillisiä ohjelmia (esim. WordPress, Magento, WooCommerce), joka on vaatinut integraatioita (rajapintoja) eri ohjelmistojen välille ja tämä taas on lisännyt eri toimittajien määrää sekä kehitys- ja ylläpitokustannuksia. Jokaisessa uudessa Odoo versiossa mukaan on tullut uusia ominaisuuksia, kuten esimerkiksi kassapääte (POS), eLearning, asiakaspalvelu ja -kyselyt, huollot, rekrytointi.

Alla on listattu Odoo ja perinteisten ERP järjestelmien toiminnallisuuksien eroja.

"Perinteinen" ERP:

  • Myynti

  • Projektinhallinta

  • Osto

  • Varastonhallinta

  • Tuotannonohjaus

  • Taloushallinto

  • Laskutus (reskontra)

  • Henkilöstöhallinto

Tämän lisäksi Odoo kattaa myös seuraavat toiminnot:

  • Asiakkuudenhallinta (CRM)

  • Verkkokauppa (e-Commerce)

  • Verkkosivujen julkaisujärjestelmä (CMS)

  • Markkinointi (Uutiskirjeet, massapostituskampanja)

  • Tapahtumahallinta ja lippujen myynti verkkokaupassa

  • Kyselylomakkeet verkkosivuilla (+raportointi)

  • Esitysten julkaisujärjestelmä (slides, eLearning)

  • Keskustelukanava (Foorumi)

  • Live Chat (reaaliaikainen keskustelu verkkosivuilla)

  • Kassapäätejärjestelmä (POS)

  • ym.

 

Nopea käyttöönotto vaiheittain

Odoo on nykyaikainen ja innovatiivinen toiminnanohjausratkaisu nopean käyttöönoton, matalan oppimiskynnyksen ja monipuolisten toimintojensa ansiosta ja siksi se soveltuukin erittäin hyvin pk-yrityksille. Kun perinteisten ERP-järjestelmien käyttöönottoprojektin kestossa puhutaan kuukausista tai jopa vuosista, niin Odoo ”starttipaketin” saa käyttövalmiiksi parissa päivässä tai laajemman toiminnallisuuden viikoissa. Muuten ohjelmiston käyttöönotto ja käyttäjien koulutus on vastaavaa kuin muillakin toiminnanohjausjärjestelmillä. Varsinkaan käyttöönottokoulutuksen määrässä ei kannata säästää ensimmäisenä, koska järjestelmään perehdyttämisen tai esisuunnittelun puute virheellisten asetusten, käyttöoikeuksien tai tuoterakenteiden luomisessa näkyy nopeasti käytön myötä. Myös oppimisaika pitkittyy, jos kaikki pitää opetella itse. Tässä kannattaa käyttää Odoo asiantuntijaa/toimittajaa apuna.

Yleensä toimitamme Odoon ”avaimet käteen” pilvipalveluna, mutta asennus voidaan tehdä myös asiakkaan omalle palvelimelle. Toimittajan kanssa kannattaa käydä läpi vaihtoehtojen hyvät ja huonot puolet.

Laajan yritysohjelmiston käyttöönotto kannattaa aina tehdä vaiheittain ja tämä pätee myös Odoo kanssa. Aloittaa kannattaa yleensä myynnin perustoiminnoilla (esim. yhteystiedot, asiakkuudenhallinta ja myynti) ja vaiheittain ottaa käyttöön uusia toimintoja. Näin ohjelmiston käyttäjät pääsevät tutustumaan järjestelmään ja sen käyttöliittymään rauhassa. Hyvänä ohjeena voi pitää "Aloita aina yrityksesi tärkeimmistä kehityskohteista"!


Portaalinäkymä

Portaalinäkymän avulla Odoo käyttöliittymä voidaan avata myös ulkopuolisille ja antaa heille rajattuja oikeuksia tehdä tiettyjä toimenpiteitä ja katsoa esim. omia tilauksiaan suoraan järjestelmästä. Näin voidaan esim. asiakkaan ja toimittajan välistä sähköpostiviestintää vähentää, kun asiakas voi itse hyväksyä tarjouksen tai tehdä omaan projektiinsa liittyviä muutospyyntöjä suoraan projektinhallintaan ja näin seurata projektin tilannetta reaaliaikaisesti.


Sovellukset ja moduulit

Odoo’sta löytyy kaikki pk-yrityksen keskeisimmät tiedonhallinnan tarpeet sovelluksina ja moduuleina, ja jokainen toiminto voidaan ottaa käyttöön yksitellen. Odoo sovelluksia ovat mm. markkinointi, asiakkuudenhallinta (CRM), myynti, projektinhallinta, viestintä, henkilöstönhallinta, taloushallinto ja kirjanpito, ostotoiminnot, tuotannonohjaus ja varastonhallinta. Kaikki sovellukset ovat integroituja toisiinsa ja käyttävät taustalla samaa tietokantaa. Näin perustiedot (asiakkaat, tuotteet, hinnat, työntekijät yms.) tarvitsee syöttää järjestelmään vain kertaalleen! Näin säästyy aikaa ja vältytään virheiltä. Jopa sähköisiä markkinointikampanjoita voidaan tehdä suoraan Odoo’ssa ilman ulkopuolisia ohjelmia (vrt. MailChimp). Toki tasapuolisuuden vuoksi on tarkennettava että kaikki Odoo toiminnot eivät ehkä ole yhtä laajoja kuin jotkin erillisohjelmat, mutta pääosin peruskäyttöön täysin riittäviä. Toisaalta esim. henkilöstönhallintamoduuli on puolestaan hyvinkin monipuolinen mm. rekrytointi-, kysely ja kehityskeskustelutoimintoineen.

Odoo’seen on saatavilla satoja hyvin testattuja moduuleita ja tuhansia avoimen kehittäjäyhteisön tekemiä lisäosia, joista löytyy kaikkea mahdollista erilaisiin liiketoiminnan tarpeisiin. Osa kehittäjäyhteisön moduuleista on toki maakohtaisia ja vähemmän testattuja, joten niiden käyttöönottamisessa kannattaa käyttää harkintaa. Odoo onkin itseasiassa ohjelmistokehys (”framework”) johon voidaan lisätä ja rakentaa mitä tahansa toiminnallisuutta. Näin se ei ole minkään yhden toimialan toiminnanohjausjärjestelmä. Toki kannattaa aina käyttää mahdollisimman paljon valmiita toimintoja koska uuden kehittäminen maksaa aina, joskin joskus se voi myös tuoda kilpailuetua.


Mobiilituki

Odoo uusimmat versiot (v12->) ovat käyttöliittymältään responsiivisia, joten ne toimivat suoraan myös tabletilla tai älypuhelimella. Mm. työntekijöiden tuntikirjaukset voi tehdä suoraan mobiilisovelluksella. Toiminnanohjausjärjestelmän käyttö mobiililaitteen pienellä näytöllä on mielestäni kuitenkin rajallista, lähinnä tuntikirjausten tekemistä, asiakkaan nimen ja yrityksen lisäämistä tai tietojen katselua ja selaamista. Varsinainen toimintojen käyttö ja perustietojen syöttö vaan on niin paljon helpompi ja nopeampi tehdä isolla näytöllä ja täysikokoisella näppäimistöllä :)


Raportointi

Hyvät raportointiominaisuudet ovat tärkeässä roolissa kaikissa suuria tietomääriä käsittelevissä ohjelmistoissa. Odoo’ssa raportointi onkin integroitu osaksi jokaista eri moduulia (työpöydät). Jokainen käyttäjä voi itse tehdä oman "työpöydän" (engl. Dashboards) mieleisekseen. Raportointi lisää yritys- ja projektijohdon tiedonhallintaa tuomalla paremman läpinäkyvyyden yrityksen toiminnoista. Odoo'sta löytyykin monipuoliset työkalut tiedon käsittelemiseen monin eri tavoin taulukoina ja graafeina.


Muokattavuus (sovitukset)

Odoo’seen on sisäänrakennettu myös hyvin monipuoliset konfigurointimahdollisuudet. Kaikkia näkymiä voidaan muokata asiakkaan haluamiksi ja luoda uusia kenttiä (vaikkapa esim. ”asiakkaan harrastukset”) tai tarvittaessa kehittää jopa oma täysin uusi moduli johonkin erityistarpeeseen. Ennen oman modulikehityksen aloittamista kannattaa kuitenkin tarkistaa mitä Odoo kirjastosta löytyy valmiina. Usein olemassaolevan modulin pienellä muokkaamisella päästäänkin nopeammin lopputuloksiin kuin tyhjästä aloittamalla.

Odoo’ssa on myös mahdollista muokata prosesseja, jolla vaikkapa dokumentin hyväksyntäketju voidaan muokata yrityksen prosessien mukaiseksi, eikä näin pakoteta yrityksen henkilöitä toimimaan työkaluun sisäänrakennetun toimintalogiikan mukaan (perinteinen malli). Nykyaikaisen yrityksen kannattaakin hakea kilpailuetua myös kehittämällä sisäisiä liiketoimintaprosessejaan ja vasta sitten ottaa käyttöön yrityksen prosesseja tukeva toiminnanohjausjärjestelmä.

Lisäksi innovatiivisuuteen voidaan katsoa aito modulaarisuus, moniyritystoiminta, oikeasti avoimet rajapinnat, muokattavat raportit ja toimittajariippumattomuus.


Lisenssivapaa

Odoo on avointa lähdekoodia (LGPL-lisenssi), joten asiakkaalle ei ohjelmiston käytöstä aiheudu lisenssimaksuja. Myös ohjelmakoodin vapaa muokkaaminen ja toimintojen räätälöinti juuri asiakkaan tarpeisiin on täysin mahdollista avoimen lähdekoodin ohjelmistoissa. Kuka ns. suljetun ohjelmiston tarjoaja (yksi toimittaja) suostuu tähän?

Kannattaa myös muistaa että avoimen lähdekoodin ohjelmiston omistaa asiakas eikä toimittaja, joten asiakas ei joudu ”toimittajaloukkuun”, jossa toimittaja sanoo miten asiat hoidetaan, mitä niistä maksetaan ja mitä asiakkaan haluamia muutoksia aiotaan toteuttaa. Asiakas voi niin halutessaan vaihtaa toiseen Odoo toimittajaan, jos jostakin syystä ei ole tyytyväinen nykyiseen.


Kannattaako siis enää Odo(o)ttaa?

Aloita uusi aikakausi yrityksesi toimintojen digitalisoimiseksi. Ota yhteyttä niin kerromme mielellään lisää Odoo käytöstä. Voit myös aloittaa tutustumisen Odoo käyttöliittymään vaikka heti kirjautumalla demokäyttäjänä ilmaiseen pilvipalveluun verkossa (rajoitetut sovellukset). Tai ota meihin yhteyttä niin saat demokäyttäjä -tunnukset meidän omaan demoversioon!

Kirjoita kommentti

Sinun on oltava kirjautunut sisään kirjoittaaksesi kommentin.