Seuraavassa on yksinkertainen esimerkki pienyrityksen prosessimallista. Olen myös lyhyesti kuvannut, mikä on kunkin vaiheen tarkoitus ja hyöty pk-yritykselle. Saman voi toki toteuttaa useammalla erillisellä työkalulla (ns. pistemäinen ratkaisu), mutta kokonaisuuden hallinta on huomattavasti helpompaa yhdessä työkalussa.
Odoo-malli: CRM → Tarjous → Projekti → Tunnit → Laskutus
Ensin siis pitää saada liidejä/prospekteja yritykselle sisään. Tähän voi olla monta eri kanavaa, mutta tärkeintä on kirjata kaikki sisääntulevat liidit Odooseen. Voit myös lisätä muistutuksia tarpeen mukaan (esim. soita liidille uudestaan pv/vk kuluttua jne.)
1) CRM / Liidit
• Liidit sisään (web, suositukset, puhelut)
• Myyntiputki näkyy yhdellä silmäyksellä
• Seuranta ja muistutukset automaattisesti
Kun liidi on kiinnostunut yrityksesi palveluista/tuotteista, niin lähetetään Odoosta tarjous potentiaaliselle asiakkaalle. Jos/kun asiakas hyväksyy tarjouksen, se voidaan muuttaa suoraan tilaukseksi (tuote) tai palvelun ollessa kyseessä projektiksi.
2) Tarjous ja tilaus
• Tarjoukset suoraan CRM:stä
• Hinta- ja tuoterivit vakioitavissa
• Hyväksytty tarjous → projekti käyntiin
Projekti voidaan hallita Odoossa. Tehtävät voidaan jakaa vastuuhenkilöittäin. Myös projektin sisäinen "keskustelu" voidaan tallentaa Odooseen myöhempää varten.
3) Projekti ja tehtävät
• Projektipohjat (toimitusmallit)
• Tehtävät, vastuut ja deadline
• Dokumentit ja keskustelut samaan paikkaan
Projektin työntekijät kirjaavat työnsä Odoossa tehtäville ja projektille kertyviä kustannuksia (työ ja materiaali) voidaan seurata kustannuspaikkakohtaisesti (Odoossa käytetään nimitystä analyyttiset tilit).
4) Tuntikirjaukset
• Tunnit kirjataan tehtävälle/projektille
• Laskutettavat vs ei-laskutettavat tunnit
• Reaaliaikainen näkymä työn etenemiseen
Lopuksi tuotteet/projekti laskutetaan Odoossa asiakkaalta.
5) Laskutus ja kannattavuus
• Laskut suoraan tunneista tai kiinteästä hinnasta
• Projektin kannattavuus näkyy heti
• Vähemmän manuaalityötä ja virheitä
Ylläoleva työkulku on siis yksi mahdollinen esimerkki Odoon käytöstä. Työnkulkua voidaan helposti myös muokata Odoossa asiakkaan tarpeiden mukaan.