Yllä on kuva, jossa tyypillisen pienyrityksen projektin vaiheet ja alla on esimerkinomaisesti kuvattu kunkin vaiheen tarkoitus ja hyöty pk-yritykselle. Samat työvaiheet voi toki toteuttaa useammalla erillisellä työkalulla (ns. pistemäinen ratkaisu), mutta hallinta on huomattavasti helpompaa yhdessä kokonaisvaltaisessa työkalussa, kun tiedot syötetään järjestelmään vain kertaalleen ja kaikki tieto on ajan tasalla (ei tarvita tietojen synkronointia sovellusten välillä)
Odoo-malli: CRM → Tarjous → Projekti → Tunnit → Laskutus
Ensin siis pitää saada liidejä/prospekteja yritykselle sisään. Tähän voi olla monta eri kanavaa, mutta tärkeintä on kirjata kaikki sisääntulevat liidit Odooseen. Voit myös lisätä muistutuksia tarpeen mukaan (esim. soita liidille uudestaan pv/vk kuluttua jne.)
1) CRM / Liidit
• Liidit sisään (web, suositukset, puhelut, sähköposti)
• Myyntiputki näkyy yhdellä silmäyksellä
• Seuranta ja muistutukset automaattisesti
2) Tarjous ja tilaus
Kun liidi on kiinnostunut yrityksesi palveluista/tuotteista, niin lähetetään Odoosta tarjous potentiaaliselle asiakkaalle. Jos/kun asiakas hyväksyy tarjouksen, se voidaan muuttaa suoraan tilaukseksi (tuote) tai palvelun ollessa kyseessä projektiksi.
• Tarjoukset suoraan CRM:stä
• Hinta- ja tuoterivit vakioitavissa
• Hyväksytty tarjous → projekti käyntiin
3) Projekti ja tehtävät
Projekti hallitaan Odoon projektinhallintasovelluksessa. Tehtävät voidaan jakaa vastuuhenkilöittäin. Myös projektin sisäinen "keskustelu" voidaan tallentaa Odooseen myöhempää varten.
• Projektipohjat (toimitusmallit)
• Tehtävät, vastuut ja deadline
• Dokumentit ja keskustelut samaan paikkaan
4) Tuntikirjaukset
Projektin työntekijät kirjaavat työnsä Odoossa tehtäville ja projektille kertyviä kustannuksia (työ ja materiaali) voidaan seurata kustannuspaikkakohtaisesti (Odoossa käytetään nimitystä analyyttiset tilit).
• Tunnit kirjataan tehtävälle/projektille
• Laskutettavat vs ei-laskutettavat tunnit
• Reaaliaikainen näkymä työn etenemiseen
5) Laskutus ja kannattavuus
Lopuksi tuotteet/projekti laskutetaan Odoossa asiakkaalta.
• Laskut luodaan suoraan tunneista tai kiinteästä hinnasta
• Projektin kannattavuus näkyy heti
• Vähemmän manuaalityötä ja virheitä
Ylläoleva työkulku on siis yksi mahdollinen esimerkki Odoon käytöstä. Työnkulkuja voidaan helposti myös muokata asiakkaan tarpeiden mukaan.