Kehitetäänkö yrityksesi IT-asioita kokonaisuutena?

Soppa on valmis!

Tietotekniikan käytön ja IT-ohjelmistojen jatkuvasti lisääntyessä, yrityksen IT-ympäristö monimutkaistuu koko ajan ja tiedonhallinnan haasteet kasvavat. Tulevaisuuden menestyjiä alati kovenevassa kilpailussa ovat ne yritykset, jotka pystyvät nopeasti hyödyntämään reaaliaikaista tietoa liiketoiminnastaan. Tiedonhallintaan kuuluu mm. toiminnanohjausjärjestelmät (ERP), johdon  ajantasaiset raportointityökalut, asiakkuudenhallinta ja asiakaspalautteen käsittely, sähköpostimarkkinointi ja sen seuranta, sekä ketterä tuotekehitys ja moniprojektiympäristön hallinta. Lisäksi tulee vielä yrityksen ”IT-infra” eli tietoliikenne-, laajakaista- ja mobiilipalvelut, tietoturva ja varmuuskopiointi. Nyt soppa on valmis!

Taustaa

Monissa yrityksissä on edelleen raja-aita liiketoiminnan ja tietohallinnon välillä. Syy tähän juontunee osin historiasta. Aikoinaan kun yrityksissä IT-järjestelmien käyttö alkoi, niin ne ratkaisivat yleensä jonkin melko tarkasti rajatun ongelman/toiminnon ja näin ohjelmistot ja järjestelmät kehittyivät monilla yrityksen eri osa-alueilla täysin omina saarekkeinaan. Moni vielä muistanee 1980-90 -lukujen eri tiedostoformaatit, laitealustat ja käyttöjärjestelmät , joilla ei ollut oikeastaan mitään yhdistävää tekijää keskenään. Tietoa ei saanut millään siirrettyä järjestelmästä toiseen, puhumattakaan että järjestelmät olisivat kommunikoineet keskenään, koska tätä ei oltu suunniteltu alunperin.

Onneksi nykypäivänä perusasiat, esim. tietojen siirtäminen ohjelmistosta tai käyttöjärjestelmästä toiseen ovat jo mukana oletusarvoisesti ja käytössä on monia standardiprotokollia (esim. TCP/IP) ja tiedostoformaatteja (esim. XML, HTML). Silti yrityksen johdossa IT-asiat usein vieläkin hoidetaan omana osastonaan ja sovellukset toimivat irrallisina vain jonkin tietyn ongelman ratkaisuun. Tällöin ei olla tunnistettu sitä tosiasiaa, että tietotekniikka on jo mukana liiketoiminnan ytimessä, haluttiinpa sitä tai ei. Harvoja tehtäviä enää edes voi hoitaa niin, etteikö johonkin järjestelmään kirjata tai kuitata jotain tietoa, joka tallentuu tietokantaan, ja jota näin voisi hyödyntää myös jossakin toisessa sovelluksessa. Lue lisää Oireita IT-arkkitehtuurin ongelmista.

Asiakkaat

Tietojärjestelmät on nykyään usein myös se ensimmäinen asiakasrajapinta. Potentiaaliset asiakkaat tekevät ostopäätöksen verkossa vertailemalla tuotteita ja palveluita, ja kun he ottavat yhteyttä sinuun ja kyselevät yksityiskohdista, he ovat jo pitkälti tehneet valintansa ja haluavat vielä tuplavarmistuksen päätökselleen. Parhaimmillaan asiakkaan ja ja toimittajan tietojärjestelmätkin keskustelevat keskenään ja yritykselläsi on jo käsitys siitä mitä asiakas on hakemassa. Vastaavia esimerkkejä löytyy muitakin tilaus-toimitusketjun eri vaiheissa, esim. tuotannon ja varastonhallinnan välillä.

Ketteryys

Ketteryys on tämän päivän liiketoiminnassa tärkeätä. Kukaan ei pysty ennustamaan tulevaa kovinkaan pitkälle ja nopeita suunnanmuutoksia strategiassa, tuotekehittelyssä ja tekemisessä tarvitaan. "Toimiva kokonaisarkkitehtuuri jäykistää perustukset, jotta ketteryys voisi lisääntyä muualla." Kannattaa siis tehdä perustukset hyvin myös IT-arkkitehtuurin osalta pienessäkin yrityksessä. Se helpottaa ja lisää tuottavuutta myös yrityksen ydintoiminnoissa kun voidaan keskittyä olennaiseen.

Kokonaisarkkitehtuuri

Kokonaisvaltaisessa yrityksen liiketoimintaprosessien ja IT-arkkitehtuurin (=kokonaisarkkitehtuuri) suunnittelussa ja yhdistämisessä  kannattaa käyttää ammattilaisia. Kokonaisarkkitehtuurin huomioiminen tuo säästöjä lisäämällä yrityksen tehokkuutta ja tuottavuutta mm. selkeämpinä työnkulkuina (yrityksen prosessit) ja alentuneina IT-kustannuksina kun tehdään pitkäjänteisiä ja tarkkaan suunniteltuja  päätöksiä uusissa IT-ratkaisuissa.