Odoo yritysohjelmiston hyötyjä pk-yritykselle

 

Odoo, "enemmän kuin perinteinen ERP"?

Otsikko vaatii toki perusteluita. Odoo nimi oli aiemmin OpenERP (versioon 7 saakka), mutta versiosta 8 eteenpäin nimi vaihdettiin Odoo'ksi, koska uusi tuote sisälsi niin paljon toimintoja, joita perinteisissä toiminnanohjausjärjestelmissä (ERP) ei aiemmin ole ollut. Siksi puhummekin yritysohjelmistosta eikä toiminnanohjausjärjestelmästä, vaikka nämä enemmän tai vähemmän ovatkin synonyymeja.

Odoo sisältää paljon innovatiivisia ratkaisuja, ja yli 15.000 laajennusmoduulin valikoima onkin ainutlaatuinen luokassaan. Odoo 8 versiossa tärkeimpinä uusina ominaisuuksina tuli mukaan verkkosivutyökalu (CMS) sekä verkkokauppa (eCOM), jotka ovat nyt täysin integroituja Odoo tilaus-toimitusketjuun. Aiemmin verkkosivut ja verkkokauppa ovat olleet erillisiä ohjelmia (esim. WordPress, Magento, WooCommerce), joka on aina vaatinut integraatioita (rajapintoja) eri ohjelmistojen välille lisäten sekä toimittajien määrää, että kehitys- ja ylläpitokustannuksia.


Alla on listattu Odoo ja perinteisten ERP järjestelmien toiminnallisuuksia.

"Perinteiset ERPit" ja Odoo:

  • Asiakkuudenhallinta (CRM)

  • Markkinointi

  • Myynti

  • Kalenteri

  • Projektinhallinta

  • Osto

  • Varastonhallinta

  • Tuotannonohjaus

  • Taloushallinto

  • Henkilöstöhallinto

Tämän lisäksi Odoo kattaa myös seuraavat toiminnot:

  • Verkkokauppa (e-Commerce)

  • Verkkosivujen julkaisujärjestelmä (CMS)

  • Uutiskirjeet (massapostikampanja, vrt. MailChimp)

  • Tapahtumahallinta ja lippujen myynti verkkokaupassa

  • Kyselylomakkeet verkkosivuilla (+raportointi)

  • Esitysten julkaisujärjestelmä (slides)

  • Keskustelukanava (Live Chat)

  • Foorumit

  • Kassapäätejärjestelmä (POS)

  • ym.

 

Nopea käyttöönotto vaiheittain

Odoo on nykyaikainen ja innovatiivinen toiminnanohjausratkaisu nopean käyttöönoton, matalan oppimiskynnyksen ja monipuolisten toimintojensa ansiosta ja siksi se soveltuukin hyvin pk-yrityksille. Kun perinteisten ERP-järjestelmien käyttöönottoajoissa puhutaan kuukausista tai jopa vuosista, niin Odoo ”starttipaketin” saa käyttövalmiiksi muutamassa viikossa tai jopa parissa päivässä. Muuten ohjelmiston käyttöönotto ja käyttäjien koulutus on vastaavaa kuin muillakin toiminnan-ohjausjärjestelmillä. Varsinkaan käyttöönottokoulutuksen määrässä ei kannata säästää ensimmäisenä, koska järjestelmään perehdyttämisen tai esisuunnittelun puute virheellisten asetusten, käyttöoikeuksien tai tuoterakenteiden luomisessa näkyy nopeasti käytön myötä. Myös oppimisaika pitkittyy, jos kaikki pitää opetella itse. Tässä kannattaakin käyttää Odoo asiantuntijaa/toimittajaa apuna.

Yleensä toimitamme Odoon ”avaimet käteen” pilvipalveluna, mutta toki asennus voidaan tehdä myös asiakkaan omalle palvelimelle. Toimittajan kanssa kannattaa läpikäydä vaihtoehtojen hyvät ja huonot puolet.

Laajan yritysohjelmiston käyttöönotto kannattaa aina tehdä vaiheittain ja tämä pätee myös Odoo kanssa. Aloittaa kannattaa käyttöönottamalla ensin yksi tai muutamia perustoimintoja (esim. asiakkuudenhallinta, myynti, projektinhallinta tai henkilöstöhallinto) ja vaiheittain ottaa käyttöön uusia toimintoja. Näin ohjelmiston käyttäjät pääsevät tutustumaan laajaan järjestelmään ja sen käyttöliittymään rauhassa. Aloita aina yrityksesi tärkeimmistä kehityskohteista!


Portaalinäkymä

Portaalinäkymän avulla Odoo käyttöliittymä voidaan avata myös ulkopuolisille ja antaa heille erilaisia oikeuksia tehdä tiettyjä toimenpiteitä suoraan järjestelmään. Portaalilla voidaan esim. asiakkaan ja toimittajan välistä sähköpostiviestintää vähentää, kun asiakas voi itse suoraan hyväksyä tarjouksen kirjautuneena järjestelmään tai tehdä omaan projektiinsa liittyviä muutospyyntöjä suoraan projektinhallintaan ja seurata projektin tilannetta reaaliaikaisesti.


Sovellukset ja moduulit

Odoo’sta löytyy kaikki pk-yrityksen keskeisimmät tiedonhallinnan tarpeet sovelluksina ja moduuleina, ja jokainen toiminto voidaan ottaa käyttöön yksitellen. Odoo sovelluksia ovat mm. markkinointi, asiakkuudenhallinta (CRM), myynti, projektinhallinta, viestintä, henkilöstönhallinta, taloushallinto ja kirjanpito, ostotoiminnot, tuotannonohjaus ja varastonhallinta. Kaikki sovellukset ovat integroituja toisiinsa ja käyttävät taustalla samaa tietokantaa. Näin perustiedot (asiakkaat, tuotteet, hinnat, työntekijät yms.) tarvitsee syöttää järjestelmään vain kertaalleen! Näin säästyy aikaa ja vältytään virheiltä. Jopa sähköisiä markkinointikampanjoita voidaan tehdä suoraan Odoo’ssa ilman ulkopuolisia ohjelmia (vrt. MailChimp). Toki tasapuolisuuden vuoksi on tarkennettava että kaikki Odoo toiminnot eivät ehkä ole yhtä laajoja kuin jotkin erillisohjelmat, mutta pääosin peruskäyttöön täysin riittäviä. Toisaalta esim. henkilöstönhallintamoduuli on puolestaan hyvinkin monipuolinen mm. rekrytointi-, kysely ja kehityskeskustelutoimintoineen.

Odoo’seen on saatavilla satoja hyvin testattuja moduuleita ja tuhansia (7000+) avoimen kehittäjäyhteisön tekemiä lisäosia, joista löytyy kaikkea mahdollista erilaisiin liiketoiminnan tarpeisiin. Osa kehittäjäyhteisön moduuleista on toki maakohtaisia ja vähemmän testattuja, joten niiden käyttöönottamisessa kannattaa käyttää harkintaa. Odoo onkin itseasiassa ohjelmistokehys (”framework”) johon voidaan lisätä ja rakentaa mitä tahansa toiminnallisuutta. Näin se ei ole minkään yhden toimialan toiminnanohjausjärjestelmä. Toki kannattaa aina käyttää mahdollisimman paljon valmiita toimintoja koska uuden kehittäminen maksaa aina, joskin joskus se voi myös tuoda kilpailuetua.


Mobiilituki

Mobiilisovelluksia on tämän blogin kirjoitushetkellä saatavilla Apple (OSX) ja Android käyttöjärjestelmille: Odoo Mobile ja mERP. Molemmat ohjelmat käyttävät suoraan Odoo tietokantaa hyväkseen ja täten näyttävät reaaliajassa kaikki järjestelmään tehdyt muutokset ja moduulien lisäykset jne. Mm. työntekijöiden tuntikirjaukset voi tehdä suoraan mobiilisovelluksella. Itse olen mieltynyt enemmän mERP ohjelmaan, joka ulkoisesti näyttää vähän ”rujommalta” ja teknisemmältä kuin Odoo Mobile, mutta mERP sovelluksessa ei ole ”piilotettu” mitään dataa, ja kaikkea tietoa pääsee muokkaamaan mobiililaitteella.Toiminnanohjausjärjestelmän käyttö mobiililaitteen pienellä näytöllä on mielestäni kuitenkin rajallista, lähinnä tuntikirjausten tekemistä, asiakkaan nimen ja yrityksen lisäämistä tai tietojen katselua ja selaamista. Varsinainen toimintojen hallinta ja perustietojen syöttö on hyvä tehdä isolla näytöllä ja täysikokoisella näppäimistöllä :)


Raportointi

Hyvät raportointiominaisuudet ovat tärkeässä roolissa kaikissa laajoja tietomääriä käsittelevissä ohjelmistoissa ja Odoo’ssa raportointi onkin integroitu osaksi jokaista eri moduulia. Raportointi lisää yritys- ja projektijohdon tiedonhallintaa tuomalla paremman läpinäkyvyyden yrityksen toiminnoista. Odoo'sta löytyykin monipuoliset työkalut tiedon käsittelemiseen monin eri tavoin taulukoina ja graafeina.


Muokattavuus (sovitukset)

Odoo’seen on sisäänrakennettu myös hyvin monipuoliset konfigurointimahdollisuudet. Kaikkia näkymiä voidaan muokata asiakkaan haluamiksi ja luoda uusia kenttiä (vaikkapa esim. ”asiakkaan harrastukset”) tai tarvittaessa kehittää jopa oma täysin uusi moduli johonkin erityistarpeeseen. Ennen oman modulikehityksen aloittamista kannattaa kuitenkin tarkistaa mitä Odoo kirjastosta löytyy valmiina. Usein olemassaolevan modulin pienellä muokkaamisella päästäänkin nopeammin lopputuloksiin kuin tyhjästä aloittamalla.

Odoo’ssa on myös innovatiivinen työnkulkujen (work flows) muokkaustoiminto, jolla vaikkapa dokumentin hyväksyntäketju voidaan muokata yrityksen prosessien mukaiseksi, eikä päinvastoin pakoteta yrityksen henkilöitä toimimaan työkaluun sisäänrakennetun toimintalogiikan mukaan (perinteinen malli). Nykyaikaisen yrityksen kannattaakin hakea kilpailuetua myös kehittämällä sisäisiä liiketoimintaprosessejaan ja vasta sitten ottaa käyttöön yrityksen prosesseja tukeva toiminnanohjausjärjestelmä.

Lisäksi innovatiivisuuteen kuuluvaksi voitaisiin katsoa aito modulaarisuus, moniyritystoiminta, oikeasti avoimet rajapinnat, muokattavat raportit ja toimittajariippumattomuus.


Lisenssivapaa

Odoo on avoimen lähdekoodin GPL-lisensoitu ohjelmisto, joten asiakkaalle ei ohjelmiston käytöstä aiheudu lisenssimaksuja. Lisäksi ohjelmakoodin vapaa muokkaaminen ja toimintojen räätälöinti juuri asiakkaan tarpeisiin on täysin mahdollista avoimen lähdekoodin ohjelmistoissa. Kuka ns. suljetun ohjelmiston tarjoaja (yksi toimittaja) suostuu tähän?

Kannattaa myös muistaa että avoimen lähdekoodin ohjelmiston omistaa asiakas eikä toimittaja, joten asiakas ei joudu ”toimittajaloukkuun”, jossa toimittaja sanoo miten asiat hoidetaan, mitä niistä maksetaan ja mitä asiakkaan haluamia muutoksia aiotaan toteuttaa. Asiakas voi myös niin halutessaan vaihtaa toiseen toimittajaan jolla on Odoo osaamista, ellei jostakin syystä ole tyytyväinen nykyiseen.


Miksi siis vielä Odoo’ttaa?

Aloita uusi aikakausi yrityksesi toimintojen digitalisoimiseksi. Ota yhteyttä niin kerromme mielellään lisää Odoo käytöstä. Voit myös aloittaa tutustumisen Odoo käyttöliittymään vaikka heti kirjautumalla demokäyttäjänä ilmaiseen pilvipalveluun verkossa (rajoitetut sovellukset). Tai ota meihin yhteyttä niin saat demokäyttäjä -tunnukset meidän omaan demoversioon!