Toiminnanohjausjärjestelmä yritykselle, miksi?

"Mitä hyötyä ERP-ratkaisusta?"

Jos yrityksellä ei vielä ole sähköisiä työkaluja käytössään, yhtenä vaihtoehtona kannattaa miettiä kokonaisvaltaisen toiminnanohjaus-järjestelmän (ERP) käyttöönottoa. Tällaisen ratkaisun käyttöönotto on toki työläämpää ja vaatii enemmän alkusuunnittelua kuin jonkin yhden osa-alueen/toiminnon työkalu, mutta hyötynä saadaan se, että järjestelmä kasvaa yrityksen mukana ja samalla työkalulla voidaan hoitaa useita eri osa-alueita, kuten asiakkuudenhallinta, myynti ja ostot, varastonhallinta ja tuotanto, projektinhallinta tai henkilöstöhallinto. Tällöin perustietojen syöttö (asiakkaat, toimittajat, yhteystiedot, tuotteet ja hinnastot) tehdään vain yhteen kertaan, jonka jälkeen tiedot ovat käytettävissä kaikissa eri yrityksen toiminnoissa. Yleensä kaikkia toimintoja ei heti kerralla kannata ottaa käyttöön vaan aloitetaan yrityksen tärkeimmistä/kriittisimmistä toiminnoista ja kokonaisuutta rakennetaan pala palalta laajemmaksi.

"Pistemäiset ratkaisut vai ERP"

No, hyvä kysymys on, miksi kaikilla yrityksillä ei sitten ole pelkästään ERP-ratkaisua ja unohdetaan erilliset järjestelmät kokonaan? Yksi syy tähän on varmaan se, että ”täydellistä” toiminnanohjausjärjestelmääkään ei ole vielä olemassa. Yritysten tarpeet ovat erilaisia ja usein jokin rajatun toiminnon toteuttava pistemäinen ohjelma tarjoaa paremmat ominaisuudet kuin yksi ”jokapaikan höylä”. Eihän yhtä ideaalista autoakaan ole olemassa, vaan niitä tehdään eri käyttötarkoituksiin. Toisaalta monissa yrityksissä (mitä suurempi yritys, sitä varmemmin) jonkinlainen ERP-ratkaisu jo on käytössä, koska yrityksen toimintaa ei yksinkertaisesti enää pystytä hallitsemaan pelkästään kynällä ja paperilla tai edes excel-taulukoilla. Valitettavan usein vaan on niin, että yrityksen ERP-ratkaisun toiminnallisuudestakin käytetään vain jotakin osaa ja tämän lisäksi isoillakin yrityksillä on käytössään joukko muitakin ohjelmistoja, johtuen esim. hankintahistoriasta ja päätöksenteosta osastoittain. Tämäkään tilanne ei toki ole tavoiteltava.

"Tietoja pitää myös päivittää"

Kaikkien yrityksen hallintaa tehostavien ohjelmistojen tärkein asia on kuitenkin se että niitä myös käytetään. Jos tietoja ei säännöllisesti päivitetä, niin vanhentuneella tai puutteellisella tiedolla ei yleensä ole paljoakaan arvoa. Päivittämiseen toki menee oma aikansa, mutta kun kirjaukset järjestelmään tehdään tunnollisesti samantien ja mahdollisuuksien mukaan jopa automaattisesti, niin pitkällä aikajänteellä yrityksen tiedonhallinta maksaa vaivan takaisin, kun kaikki tarpeellinen tieto on reaaliaikaista ja nopeasti saatavilla. Kokonaisvaltainen tiedonhallinta lisää yrityksen kilpailukykyä markkinoilla kilpailun jatkuvasti kiihtyessä.